Horizon Europe, come cambiano le regole legali e finanziarie per i bandi 2026-2027

Espansione del modello Lump Sum, nuovi paesi associati, gestione del Cascade Funding e procedure di sicurezza rafforzate. Sono queste alcune delle novità legali e finanziarie per i programmi di lavoro Horizon Europe 2026-2027, dettagliate in modo approfondito durante il side event organizzato ieri da APRE.

Cosa finanzia il Work Programme 2026-2027 di Horizon Europe?

L'incontro formativo promosso da APRE, svoltosi online il 22 gennaio, ha offerto una panoramica tecnica essenziale per decodificare i nuovi meccanismi di partecipazione ai bandi Horizon Europe per il biennio 2026-27. 

Scopo del side event "Gli aspetti legali e finanziari: aggiornamenti in vista dei bandi 2026-2027" è stato fornire ai potenziali beneficiari gli strumenti necessari per navigare le complessità burocratiche e tecniche delle call, trasformando i vincoli normativi in leve strategiche per il successo dei consorzi.

Horizon Europe 2021-27: le nuove coordinate legali e finanziarie

Il biennio conclusivo del Programma Quadro per R&I segna un punto di svolta nel rapporto tra proponenti e Commissione europea, con un assetto regolamentare che punta verso la semplificazione e l'apertura globale.

Le novità per il 2026-2027 non sono solo procedurali, ma riflettono la volontà di ridurre il carico burocratico per liberare il potenziale scientifico dei partecipanti. In questo contesto, l'adozione massiccia del modello Lump Sum (o somma forfettaria) diventa lo standard di riferimento, arrivando a coprire quasi il 50% delle call totali. 
Come sottolineato durante il side event dagli esperti Daniele Gizzi (coordinatore del team legale e finanziario di APRE) e Valentina Fioroni (esperta del team legale e finanziario APRE), l'obiettivo di Bruxelles è rendere questo modello "lo schema di default" per la maggior parte delle call tematiche, eliminando la rendicontazione analitica dei costi reali e i relativi audit finanziari. Si tratta di una trasformazione profonda che premia l'efficacia tecnica rispetto alla precisione contabile, pur richiedendo una pianificazione dei costi estremamente rigorosa in fase di sottomissione.

Un network globale: l'ampliamento del programma

Sul fronte della cooperazione internazionale, la geografia di Horizon Europe si espande. Una delle notizia più rilevanti è la piena partecipazione della Svizzera, che rientra a pieno titolo nel programma per l'intero budget residuo.

Si consolida inoltre l'asse con l'Indo-Pacifico: la Corea del Sud debutta come Paese Associato esclusivamente per i bandi del Pillar 2 (Cluster 1-6) e dei partenariati istituzionalizzati, affiancandosi a Nuova Zelanda e Canada. Per quanto riguarda il Giappone (per i bandi 2026) e l'Egitto (per le call 2025), sono già operative disposizioni transitorie che permettono l'inserimento nelle proposte in attesa della formalizzazione dell'accordo.
Durante il side event, Gizzi ha ricordato che, per questi paesi, la firma formale dell'accordo deve avvenire prima della firma del Grant Agreement per poter ricevere i fondi.

Cascade Funding e sicurezza: nuove responsabilità per i beneficiari

Parallelamente alla semplificazione amministrativa, cresce la rilevanza del Supporto Finanziario a Terze Parti (FSTP), meglio noto come 'Cascade Funding'. Questo strumento, fondamentale per sostenere startup e PMI attraverso bandi a cascata, richiede ora una documentazione specifica - nota anche come 'FSTP Annex Template' - e attribuisce ai beneficiari la piena responsabilità del monitoraggio dei fondi erogati. Durante l'evento, Stefania De Santi (project manager e membro della task force FSTP di APRE), ha evidenziato come in questo contesto il beneficiario diventi a tutti gli effetti un "ente erogatore" che deve replicare i principi di trasparenza e parità di trattamento della Commissione.

L'attenzione sulla sicurezza resta altissima, con il 'Security Self-assessment' che diventa un passaggio obbligatorio per ogni proposta a prescindere dal settore tecnologico di riferimento. Gli esperti dell'Agenzia - non solo la De Santi, ma anche Flavia La Colla (esperta APRE del Cluster 3 di Horizon Europe) - hanno avvertito che non si tratta di una mera formalità, poiché "una valutazione superficiale può causare ritardi significativi nella firma del contratto o imporre modifiche strutturali al consorzio stesso". 

Parallelamente, per i progetti vincolati al modello a costi reali, la vigilanza rimane elevata. I dati dei primi audit indicano, infatti, che il calcolo del costo del personale rappresenta ancora l’area più critica, specialmente per quanto riguarda la corretta applicazione della formula dei '215 giorni' in presenza di contratti a tempo parziale o congedi.
In questo scenario, la raccomandazione operativa è quella di conservare tutta la documentazione di supporto per almeno 5 anni dal saldo finale, così da prevenire eventuali contestazioni della Corte dei Conti UE.

La rivoluzione Lump Sum per gestione e rendicontazione 

Il passaggio al modello Lump Sum rappresenta un cambio di paradigma fondamentale per i beneficiari dei fondi europei, spostando il baricentro della gestione dai processi contabili ai risultati scientifici e tecnici. In questo nuovo scenario, il budget viene definito a monte e l'erogazione dei fondi è strettamente vincolata al completamento dei Work Packages (WP). Se da un lato ciò semplifica drasticamente l’attuazione del progetto, dall’altro richiede una precisione chirurgica nella pianificazione iniziale, poiché i pagamenti sono subordinati non più alle fatture emesse, ma all'effettiva esecuzione delle attività pianificate.

Una gestione basata su risultati e pacchetti di lavoro

La principale discontinuità rispetto al tradizionale modello a costi reali risiede nelle modalità di erogazione del contributo. Con il sistema Lump Sum, la Commissione europea paga infatti per il lavoro svolto, sbloccando i fondi alla chiusura di ogni Work Package a prescindere dall'esito della ricerca. Tuttavia, Valentina Fioroni ha chiarito che un WP viene considerato completato solo se tutte le attività previste sono state effettivamente realizzate, poiché non è ammesso il pagamento parziale di un singolo pacchetto di lavoro.

Questa architettura incide direttamente anche sulla liquidità del progetto. Sebbene rimangano validi i pre-finanziamenti e i saldi finali, i pagamenti intermedi diventano il riflesso diretto della struttura dei WP. Per ottimizzare i flussi di cassa, la stessa Fioroni suggerisce di suddividere i pacchetti di lavoro di lunga durata, come il management o la disseminazione, in tranche temporali che coincidano con i periodi di reporting. Questa strategia evita che ingenti somme di denaro rimangano "congelate" fino alla conclusione del progetto, garantendo una gestione finanziaria più equilibrata.

Dalla burocrazia dei costi all'efficacia tecnica: audit e controlli

Il beneficio più tangibile per i consorzi è senza dubbio la drastica riduzione dell'onere documentale. Il modello Lump Sum segna la fine degli audit finanziari basati sulla verifica delle singole voci di spesa, come scontrini o timesheet. Il focus dei controlli si sposta interamente sulla qualità tecnica. A tal proposito, i revisori della Commissione si concentrano esclusivamente sulla corretta implementazione delle attività e sul rispetto degli obblighi del 'Grant Agreement', come i principi dell’open access e i requisiti etici. Come hanno sottolineato sia Fioroni che Gizzi durante l'evento, scompare, quindi, l'obbligo di rendicontazione finanziaria, ma aumenta l'importanza di dimostrare l'effettiva realizzazione dell'attività attraverso deliverable e report tecnici impeccabili.

Tuttavia, questa libertà amministrativa richiede una maggiore responsabilità in fase di proposta. Il consorzio, infatti, deve presentare stime dei costi estremamente dettagliate, poiché la congruità del budget viene valutata rigorosamente dagli esperti prima ancora della firma del contratto. In questa fase, la Commissione può ancora richiedere tagli o aggiustamenti se i costi proposti non appaiono giustificati rispetto allo sforzo tecnico descritto.

Horizon Europe, guida UE per la diffusione e valorizzazione dei risultati